Podstawowe praktyki tworzenia i wysyłania wiadomości e-mail

E-mail marketing stanowi powszechnie stosowane narzędzie w kampaniach reklamowych na całym świecie. Jest to łatwy i szybki sposób na dotarcie do obecnych i potencjalnych klientów. Dowiedz się, z jakimi filtrami musi zmierzyć się wiadomość i praktykuj tworzenie maili wolnych od spamu.


Spis treści

  1. Czym jest spam?
  2. Dlaczego wiadomości trafiają do spamu?
  3. Co zrobić, żeby Twoje wiadomości nie kwalifikowały się jako spam?

CZYM JEST SPAM?

Spam jest największym wrogiem marketingowca działającego na kanale E-mail marketing. Spam jest definiowany jako seria niechcianych e-maili reklamowych, przeładowanych informacjami, które odbiorca przekazu uważa za zbędne. Są to  także wiadomości, których odbiorca nie zamawiał ani nie wyraził zgody na jej otrzymywanie. Za spam uważa się wiadomości, których wskaźnik complain (stosunek liczby skarg do liczby wysłanych e-maili) jest większy niż 0.2%.


DLACZEGO WIADOMOŚCI TRAFIAJĄ DO SPAMU?

  • filtry na programach pocztowych – z technicznego punktu widzenia głównym powodem, dlaczego masowa wysyłka wiadomości jest kwalifikowana jako spam, są filtry zakładane przez programy pocztowe; chronią one skrzynkę pocztową odbiorców przed niechcianą i nagminną wysyłką e-maili. Programy pocztowe sprawdzają do ilu kontaktów wysyłana jest ta sama wiadomość. W przypadku dużej liczby, program pocztowy może zakwalifikować wiadomość jako spamową. Ponadto, w przypadku, gdy dużo użytkowników oznaczy daną wiadomość jako spam, istnieje duże prawdopodobieństwo, że kolejne wiadomości od tego samego nadawcy będą od razu trafiać do spamu.
  • wykupienie bazy adresów od firmy – decydując się na taki krok należy liczyć się z tym, że w podobny sposób postąpiły również inne firmy i na adresy e-mailowe znajdujące się na liście wysyłane są nagminnie wiadomości e-mail. Programy pocztowe bardzo szybko wyłapują, gdy nadawca wysyła wiadomość do wykupionej bazy kontaktów. Programu pocztowe analizują aktywność kontaktów względem wiadomości, które otrzymują. Im mniejsze zainteresowanie wiadomościami, które otrzymują odbiorcy, tym większe prawdopodobieństwo, że następne wiadomości wpadną do spamu.  
  • brak higieny bazy – ważne jest, by baza kontaktów była odświeżana i pomniejszana o adresy, które są już nieaktualne. Oprócz tego, że możesz w wyniku tego otrzymywać zwrotki wiadomości, Twoje maile mogą być przechwycone przez tzw. spam trap. Są to adresy e-mailowe, które zostały specjalnie stworzone po to, by namierzyć, a następnie zablokować osoby, które wysyłają spam. Może to spowodować duże obniżenie statystyk dostarczalności e-maili, a nawet zablokować Twoje przesyłki, uznając je jako spamerskie.
  • wysyłanie wiadomości z adresów lub na adresy ogólne – wysyłka do bazy kontaktów, której znaczna część adresów pochodzi z tej samej domeny, może spowodować, że wiadomości zostaną uznane jako spam.
  • zbyt duża częstotliwość wysyłania wiadomości – użytkownicy zirytowani i przytłoczeni zbyt częstymi wiadomościami, mogą zgłosić Twoje wiadomości jako spam.
  • niespersonalizowana treść wiadomości – ta sama treść skierowana do masowego grona odbiorców, zawiera  typowe hasła i słowa, które klasyfikowane są przez filtry jako spam. Nie powinno używać się w treści wiadomości słów nawołujących do zakupu typu “kup teraz”, “promocja”, “specjalna okazja”. 
  • mylący temat wiadomości lub temat wiadomości typowy dla spamu – użycie konkretnych słów typu „wygrałeś”, „super”, „mega” lub sloganów związanych z treściami  niedozwolonymi, mogą zostać sklasyfikowane jako spam – z racji, że są najczęściej używane w wiadomościach kwalifikowanych jako spam.
  • brak linku opt-out – wiadomość może zostać zakwalifikowana jako spam ze względu na brak linku wypisującego z mailingów lub w przypadku, gdy jest zawarty w wiadomości, ale niewidoczny (w kreatorach wiadomości e-mail w SALESmanago nie da się utworzyć wiadomości bez takiego linku). Często programy pocztowe, gdy zobaczą, że link opt-out nie jest widoczny, w sposób automatyczny zmieniają jego barwę na widoczną dla odbiorcy. 
  • wiadomość przeładowana treściami graficznymi – zawieranie w wiadomościach grafik, które nie są powiązane z treścią wiadomości, brak opisów alternatywnych obrazów i opisowych tytułów obrazów oraz dodawanie załączników sprawiają, że wiadomość zyskuje zbyt duży rozmiar i w efekcie trafia do spamu. Wiadomości nie powinny zawierać samych obrazków i być bardzo ciężkie. Im cięższa wiadomość, tym prawdopodobieństwo trafienia do spamu rośnie. Za maksymalny, optymalny stosunek treści do grafik zawartych w jednej kreacji wiadomości, przyjmuje się  6:4.

CO ZROBIĆ ŻEBY TWOJE WIADOMOŚCI NIE KWALIFIKOWAŁY SIĘ JAKO SPAM?

  • Baza kontaktów
    • higiena bazy kontaktów – usuwaj regularnie nieaktywne kontakty z listy; pozbywaj się z bazy błędnych adresów mailowych, które używane są jako spam trap, ważne jest również, by adresy na liście kontaktów nie pochodziły z tej samej domeny i nie były to adresy ogólne (np. info@, office@, biuro@).
    • segmentacja bazy kontaktów – uporządkuj bazę kontaktów; uważna segmentacja na podstawie scoringu i tagów (dzięki tagom możesz posegmentować kontakty według zainteresowań, płci lub sposobu pozyskania kontaktu), zapewni Ci jeszcze lepsze wyniki sprzedażowe na kanale E-mail marketing. Nadaj taką formę i treść wiadomości dla kontaktów, aby trafiła w punkt do konkretnego grona odbiorców.
      >>podstawowe zasady nadawania scoringu kontaktów
      >>sposoby nadawania tagów
    • zastosuj CAPTCHA, by zapobiec zapisywaniu się spambotów do Twojej listy – CAPTCHA, czyli zabezpieczenie pozwalające na dopuszczenie do przesłania danych tylko wypełnionych przez człowieka; Dzięki temu rozwiązaniu można uniknąć ze strony spambotów, które generują sztucznie stworzone adresy e-mail. 
    • wysyłaj e-maile do użytkowników, którzy wyrazili zgodę – zrezygnuj z kupowania baz, w efekcie Twoja baza będzie składała się z kontaktów pozyskanych z zaufanego źródła. Używaj zapisu na zasadzie podwójnego opt-inu, dzięki temu będziesz wysyłał wiadomości do kontaktów, które otwierają linki w e-mailach.
    • nie wysyłaj wiadomości do kontaktów, które nie mają statusu opt-in – rozporządzenie o ochronie danych – GDPR, tego zabrania. Dodatkowo, takie działanie zwiększy liczbę zgłoszeń jako spam. 
  • Tworzenie wiadomości
    • dołączaj link opt-out – zawsze dołączaj do szablonu e-maila link opt-out, wypisujący kontakt z mailingu. Zanim wyślesz wiadomość sprawdź, czy działa poprawnie. Ukończenie szablonu bez takiego linka w kreatorze wiadomości systemu SALESmanago, nie jest możliwe – zawsze widnieje przypomnienie systemowe, mówiące, aby dodać taki link.
    • nie przeciążaj wiadomości załącznikami – im więcej, tym gorzej. Duże grafiki niepowiązane z treścią, załączniki – to wszystko powoduje, że filtry odczytują te wiadomości jako złośliwe.
    • upewnij się, że Twoja wiadomość dobrze renderuje się na wszystkich głównych programach pocztowych i urządzeniach  upewnij się, że treść wiadomości poprawnie wyświetla się na różnych programach pocztowych (np. yahoo, hotmail, outlook, interia). Zły wygląd wiadomości może powodować spadek zainteresowania odbiorców wiadomościami otrzymywanymi od Ciebie.  
    • sprawdź czarną listę – zaleca się sprawdzić, czy nasz adres e-mail znajduje się na czarnej liście kontaktów. Może to uniemożliwić dotarcie odbiorcy do naszych wiadomości.
    • sprawdź wytyczne programów pocztowych – mogą one zawierać wiele spośród wyżej wspomnianych koncepcji, jednakże zaleca się kompleksowe przejrzenie owych treści. Każdy z dostawców pocztowych może mieć nieco różne wytyczne, na które zwraca uwagę przy klasyfikacji wiadomości. Przykłady:n. Gmail guidelines , czy też Yahoo guidelines.
    • zweryfikuj swoją domenę wysyłkową –  zaleca się weryfikować domenę wysyłkową poprzez dodanie DKIM i SPF. Nie wpłynie to bezpośrednio na dostarczalność Twoich maili, jednak może być bardzo pomocne przy identyfikacji oraz rozwiązywaniu problemów z dostarczalnością. Poprzez taką weryfikację, programy pocztowe będą wiedziały, że na pewno możesz wysyłać wiadomości, używając danej domeny. Dzięki temu jest mniejsze prawdopodobieństwo, że Twoje wiadomości trafią do spamu.  
  • Wysyłka wiadomości
    • automatyzacja marketingu – wykorzystuj dane, które posiadasz o użytkowniku do personalizowania wiadomości, dostosowuj jej częstotliwość do oczekiwań indywidualnego użytkownika – w efekcie odbiorcy wiadomości będą dostawać to, czego oczekują i kiedy tego potrzebują. Unikaj słów kluczy, które wyłapywane są przez filtry antyspamowe; unikaj również nadawania podejrzanych tytułów wiadomości, które mogą zostać uznane przez filtry jako spam.
      >>personalizacja wiadomości e-mail i komunikatów wyświetlanych na stronie
      >>personalizacja landing page 
    • stawiaj jakość ponad ilość – wysyłanie zbyt dużej ilości wiadomości wbrew pozorom może skutkować spadkiem klikalności w e-maile, a co za tym idzie – pogorszeniem reputacji konta wysyłkowego. Warto zatem skoncentrować się na jakości treści wysyłanych wiadomości tak, aby nawet ich niewielka ilość zachęciła odbiorcę do odwiedzenia naszej strony.
    • analizuj raporty z wysłanych emaili – monitoruj wskaźniki odrzuceń tzw. miękkie i twarde zwrotki, a także współczynnik kliknięć w spam; analizuj jak w czasie zmienia się wartość OR i CTR. Wskazane jest usunięcie ze swojej bazy kontaktów, które w wyniku częstej klasyfikacji jako twarda zwrotka, są oznaczone jako invalid. W momencie, gdy zauważysz spadek OR i CTR, zastanów się nad jakością wysyłanego kontentu do swoich odbiorców.  
    • nie wysyłaj wiadomości zbyt rzadko – nie jesteś jedyną osobą, która korzysta z kanału e-mail marketing, a to oznacza, że użytkownicy otrzymują dużo innych ofert, jeżeli będziesz wysyłać je za rzadko, użytkownik może zapomnieć, że zapisał się na Twój newsletter.
    • unikaj tzw. SPAM TRAPS – spam traps, czyli adresy nieistniejących osób, służące do wyłapywania i raportowania nadawców, którzy wysyłają treści marketingowe bez uzyskania odpowiednich zgód. Wysyłanie wiadomości na te adresy powoduje gwałtowny spadek reputacji dostarczalności domeny, z której wysyłasz wiadomości
Jeżeli potrzebujesz więcej informacji na powyższy temat skontaktuj się z nami: bok@salesmanago.pl +48 533 600 808