Wysyłka wiadomości e-mail

System SALESmanago umożliwia dotarcie do klientów drogą e-mailową. Proces wysyłki zarządzany z użyciem SALESmanago, daje ci na przykład możliwość precyzowania, jaki klient (grupa klientów) i kiedy otrzyma twoje wiadomości e-mail, w oparciu o wybrane przez ciebie parametry (aktywność kontaktu, przypisane tagi, itp.). Wiadomości tworzyć możesz w systemie w zakładce E-mail Marketing, klikając w + Nowy e-mail na Dashboardzie, bądź w zakładce Lista E-maili. Użyć możesz jednej z dwóch opcji:

  • kreator Drag & Drop, pozwalający na stworzenie atrakcyjnie wyglądających, spersonalizowanych wiadomości e-mail, poprzez stworzenie własnego układu, dzięki dynamicznym widżetom;  Więcej informacji znajdziesz tutaj >>
  • kreator HTML, niewymagający jednak znajomości kodu HTML, pozwalający na tworzenie szkieletów wiadomości, używając do tego stałych części, jak układ, logo, stopka, itp. Więcej informacji znajdziesz tutaj >>

WAŻNE: Każda wiadomość wysłana z systemu musi posiadać obowiązkowy link do wypisywania z wysyłek – opt-out link. Jeśli nasza wiadomość go nie posiada, musimy go dodać.  Więcej informacji znajdziesz tutaj >>

Aby wysłać wiadomość e-mail przejdź do

E-mail Marketing Lista E-mail Wyślij


Spis treści

  1. Wybór wiadomości e-mail do wysyłki
  2. Ustawienia wysyłki
  3. Wysyłka wiadomości
  4. Wysyłanie kuponów

1. Wybór wiadomości e-mail do wysyłki

Wysyłka finalnej wiadomości odbywa się w sposób zbliżony do testów. Najpierw należy wejść w zakładkę E-mail Marketing Lista E-maili. Następnie z panelu wybierz interesującą Cię wiadomość e-mail i kliknij przycisk „Wyślij”.

Po kliknięciu przycisku, zostaniesz przekierowany do okna z ustawieniami wysyłki wiadomości. Ekran będzie podzielony na dwie części. Po lewej stronie będą znajdowały się ustawienia wysyłki, Przewodnik, a po prawej stronie podgląd wiadomości.


2. Ustawienia wysyłki

[1] Nazwa wiadomości – jest to nazwa systemowa wiadomości, pod którą będzie można wyszukać ją na liście e-maili.

[2] Temat wiadomości – będzie wyświetlany w polu Temat e-maila. Istnieje możliwość dodania do niego emotikon.

[3] E-mail Subject AI Grader – funkcjonalność polegająca na ocenie przez system skuteczności wybranego tematu wiadomości e-mail. Określana jest ona na skali od 0 (dla najmniejszej skuteczności) do 10 (dla największej skuteczności). Więcej informacji znajdziesz tutaj >>

[4] Wybierz kontakty – w tym polu doprecyzować możesz grupę odbiorców wiadomości. Oprócz opcji wysyłki masowego mailingu po wpisaniu nazwy, adresu e-mail, czy numeru telefonu, możesz dodawać kontakty do listy adresatów także za pomocą następujących selektorów:

Więcej informacji znajdziesz tutaj >>

  • Dodaj tagi  – możesz zaznaczyć poszczególne tagi, którymi są oznaczone dane kontakty;
  • Dodaj lejki – możesz wybrać kontakty, które znajdują się na poszczególnym etapie w lejku sprzedażowym;
  • Dodaj mailingi – możesz zaznaczyć mailingi, z których chcesz dodać kontakty jako adresatów wiadomości;
  • Dodaj zdefiniowaną grupę odbiorców – wybierz zdefiniowaną grupę odbiorców jako adresatów wiadomości.

Jednak, jeżeli wśród oznaczonych kontaktów, znajdują się wyjątki, do których nie chcesz wysyłać wiadomości, możesz użyć opcji:

[5] Wyklucz kontakty – możesz zrobić to na tej samej zasadzie, na której wybiera się kontakty do wysyłki, łącznie z dodatkowymi selektorami.

  • Dodaj tagi  – możesz zaznaczyć tagi, które chcesz wykluczyć z grupy adresatów wiadomości;
  • Dodaj lejki – wybierz lejek, z którego chcesz wykluczyć kontakty z adresatów wiadomości;
  • Dodaj mailingi – możesz zaznaczyć mailingi, z których chcesz wykluczyć kontakty z adresatów wiadomości;
  • Dodaj zdefiniowaną grupę odbiorców – wybierz zdefiniowaną grupę odbiorców by wykluczyć ich z adresatów wiadomości.

[6] Filtrowanie zaawansowane – użyj opcji zaawansowanego filtrowania, które pozwala na filtrowanie kontaktów po:

  • szczegółach – należy wprowadzić nazwę szczegółu oraz jego wartość za pomocą operatorów matematycznych;

WAŻNE: W tym miejscu wybierz nazwę szczegółu a następnie jedną wartość dla tego szczegółu. W przypadku wartości liczbowych możesz wybrać zakres, np. > 20 < 40 aby przefiltrować wartości od 21 do 39 (wtedy wykorzystujesz dwa pola).

  • scoringu  – należy określić od jakiej (lub do jakiej) wartości liczbowej będą filtrowane kontakty;
  • liczbie wiadomości e-mail – należy określić wartość liczbową wiadomości wysłanych, otwartych i klikniętych;
  • tagach  – należy określić przedział czasowy, w którym utworzono tag, doprecyzować wszystkie nazwy tagów po których kontakt ma być wyszukiwany oraz doprecyzować dowolną nazwę tagu z wcześniej podanych;
  • scoringu tagu – należy wprowadzić nazwę tagu oraz określić jego scoring za pomocą operatorów matematycznych;
  • numerze telefonu – należy zaznaczyć opcję posiada lub nie posiada;
  • dacie urodzenia – należy zaznaczyć opcję posiada lub nie posiada;
  • dacie – należy określić przedział czasowy, w którym kontakt znalazł się systemie, kiedy go modyfikowano oraz jego ostatniej aktywności;
  • domenach – należy wprowadzić domeny; można wprowadzić ich kilka, oddzielając je przecinkami;
  • wieku – należy określić przedział wiekowy;
  • zdarzeniach zewnętrznych – należy wprowadzić nazwę szczegółów zdarzeń zewnętrznych;
  • nazwie – należy zaznaczyć opcję posiada lub nie posiada.

Przykład: Jeżeli chcesz wysłać mail do osób, które nie potwierdziły jeszcze daty swoich urodzin, wystarczy że zaznaczysz wszystkich adresatów w polu [1], a następnie w filtrowaniu zaawansowanym wybierzesz opcję datę urodzenia i zaznaczysz opcję nie posiada.

[7] Liczba odbiorców – ten współczynnik pokazuję całkowitą liczbę odbiorców, do której wiadomość została zaadresowana. Klikając przycisk Przelicz możesz odświeżyć tę liczbę, jeśli zostały wprowadzone zmiany w wyborze filtrów wysyłki.

[8] Data wysyłki – określ dokładną datę i godzinę wysyłki mailingu.

[9] Zakolejkuj wiadomość tuż przed wysyłką – zaznaczenie tej opcji oznacza, że grupa odbiorców przeliczona zostanie około godziny przed zaplanowaną wysyłką wiadomości e-mail. W innym przypadku, stanie się to automatycznie, w momencie kliknięcia przycisku “Wyślij”.

Przykładowo, jeśli checkbox kolejkowania zostanie zaznaczony, a wysyłka zostanie zaplanowana w środę o 12.00 na piątek o 15.00, proces kolejkowania rozpocznie się około 14.00 w piątek. Daje to pewność, że wiadomość dotrze jedynie do kontaktów, które spełniają kryteria ustawione w momencie wysyłki wiadomości, w sekcji wyboru adresatów.

Załóżmy, że ilość kontaktów z danym tagiem zmieniła się od momentu ustawiania wysyłki wiadomości do samego momentu wysyłki – grupa odbiorców zostanie odpowiednio zaktualizowana. To znaczy, że jeśli w środę posiadaliśmy 50 kontaktów z tagiem KAMPANIA, a w piątek o 14.00 było ich o 100 więcej, liczba kontaktów, do który trafi dany mailing zwiększa się tym samym do 150.

UWAGA: E-maile wysyłane z testów A/B, API, z kalendarza, e-maile cykliczne i urodzinowe automatycznie kolejkowane są w momencie wysyłki.

[10] Ta wiadomość ignoruje filtr wysyłek – zaznaczenie tej opcji spowoduje zignorowanie filtrów wiadomości, które ustawione zostały w zakładce Ustawienia → Inne → Ustawienia E-mail i SMS.

[11] Dobierz optymalny czas wysyłki dla kontaktów aktywnych – dzięki tej opcji wiadomość wyjdzie dla kontaktu w tym dniu i/lub godzinie, w którym kontakt wykazuje największą aktywność (wejść na stronę, klikalność maili, aktywność na stronie www, zdarzenie zewnętrzne). System automatycznie oblicza optymalny czas wysyłki dla danego kontaktu. Przy tworzeniu wiadomości możemy wybrać na podstawie czego aktywność ma być określana. Możesz wybrać: dzień i godzinę, dzień tygodnia oraz godzinę.

[12] Zmień nadawcę wiadomości – w tym polu możesz zmienić konto wysyłkowe z którego zostanie wysłany mailing.

[A] Własne konto e-mail  – pozwala na użycie własnego konta e-mail, jako konta wysyłkowego.

[B] Nowe konto wysyłkowe – pozwala na dodanie nowego konta, poprzez wpisanie nazwy konta, wyświetlanej nazwy nadawcy, wyświetlanego adresu e-mail nadawcy. Zaznaczy można także opcję, dającą możliwość przekierowania odpowiedzi na inny adres e-mail. Więcej informacji znajdziesz tutaj >>

[13] Opcjonalne ustawienia – pozwalają na wybór kilku dodatkowych opcji, dotyczących nadawcy, odbiorcy oraz samych wiadomości.

[A] Wyślij wiadomość do x% z wybranych kontaktów – zaznaczając tę opcję możemy wybrać procentową ilość kontaktów, do których zostanie wysłana wiadomość (np. jeśli zdefiniowana grupa adresatów zawiera 100 kontaktów, w tej opcji wybierzemy 20%, wówczas system wyśle wiadomość do 20 kontaktów wybranych losowo z tej grupy).

[B] Personalizuj pole nadawcy detalami z karty kontaktu – wybierając tę opcję możesz spersonalizować wiadomość, dzięki szczegółom, które znajdują się na karcie kontaktu (np. imię i nazwisko).

[C] Wyślij raport ze statystykami tej wiadomości na – zaznaczając tę opcję, otrzymasz na wybrany adres e-mail raport ze statystykami tej wiadomości.

[D] Parametry mailingu – wprowadź dodatkowe zmienne dla freemarkera. Parametry dodajemy po przecinku. Dostęp do nich można uzyskać poprzez tablicę params. Np.:

[#list params as param]

${param}

[/#list]

[14] Nazwa kampanii (do monitorowania w Google Analytics) – przy kreacji finalnej wiadomości możemy jeszcze raz zmienić parametr campaign, który będzie dodany do linku jako jeden z parametrów UTM.

[15] Załącznik – opcja pozwalająca na załączenie plików do tworzonej wiadomości e-mail, poprzez upuszczenie go we wskazanym miejscu lub wybór pliku z Repozytorium.


3. Wysyłka wiadomości

Po dostosowaniu wszystkich parametrów przejdź do ostatniego kroku, jakim jest wysyłka wiadomości e-mail.

[1] Podgląd – kliknięcie odpowiedniej ikony pozwala na podgląd gotowej wiadomości e-mail na monitorze komputera, tablecie i urządzeniu mobilnym.

[2] Edytuj – opcja pozwalająca na dodatkowe zmiany w e-mailu, jeśli na etapie ustawień wysyłki jeszcze się na nie zdecydujesz (przesuwanie elementów, dodawanie widżetów, itp.).

[3] Wyślij test – wybierz tę opcję jeśli chcesz upewnić się, że wiadomość wyświetla się poprawnie (aby zadziałała, konieczne jest wybranie kontaktów).

[4] Wyślij – przejście do samej wysyłki wiadomości e-mail.

WAŻNE: Proces wysyłki wiadomości może trwać od kilku do nawet kilkudziesięciu minut w przypadku używania zaawansowanego filtrowania, wysyłki do dużej ilości tagów lub wykluczania ich. Trzeba brać to pod uwagę przy planowaniu wysyłek – jeśli chcemy, by wysyłka z zaawansowanym adresowaniem wyszła o konkretnej godzinie, warto ustawić ją odpowiednio wcześniej, np. godzinę przed planowanym terminem wysyłki, podając ten termin w polu „Data wysłania”. Dla wysyłek prowadzonych z własnego konta e-mail oraz z konta E-mail marketing, wysyłka do grupy powyżej 1000 kontaktów musi zostać zaakceptowana przez pracownika SALESmanago.

Po zakończeniu kolejkowania raport z wysłanej wiadomości pojawi się w zakładce E-mail Marketing → Analityka E-maili, gdzie sukcesywnie będą odświeżane informacje o postępie i statystykach wysyłki.

WAŻNE: Dane odnoszące się do statystyk OR, CTR  – najlepiej weryfikować po kilku dniach od wysłaniu wiadomości. Należy wziąć pod uwagę fakt, że odbiorcy nie muszą od razu po otrzymaniu wiadomości na swoją skrzynkę, otworzyć ją i zapoznać się z jej treścią.


4. Wysyłanie kuponów

Jeśli zdecydujesz się na wysyłanie e-maili z kuponami, na etapie ustawień wysyłki pojawią się dodatkowe opcje. Wysyłając wiadomość z kuponami, warto się upewnić, że jest ich wystarczająca liczba, tj. czy liczba adresatów jest mniejsza czy równa liczbie kuponów. Jeżeli jednak nie posiadasz wystarczającej ilości kuponów, możesz skorzystać z jednej z opcji:

  • nie wysyłaj wiadomości, jeżeli nie ma wystarczającej liczby kuponów – wiadomość nie zostanie wysłana, jeśli liczba adresatów jest większa niż liczba kuponów;
  • wyślij liczbę wiadomości odpowiadającą liczbie kuponów do losowo wybranych kontaktów – wszystkie posiadane kupony zostaną wysłane przez system do losowo wybranych kontaktów;
  • wyślij wiadomość pomimo niewystarczającej liczby kuponów – wybranie tej opcji spowoduje, że po wysłaniu wszystkich dostępnych kuponów, pozostałe kontakty otrzymają wiadomość, ale kupon im się nie wyświetli.

 

Jeżeli potrzebujesz więcej informacji na powyższy temat skontaktuj się z nami: bok@salesmanago.pl +48 533 600 808