System SALESmanago pozwala w prosty sposób zaimportować bazę kontaktów znajdującą się w pliku. Wcześniej należy odpowiednio przygotować bazę do importu. Więcej informacji

Pamiętaj, że podczas importu możesz poza podstawowymi informacjami tj. adres e-mail, czy nazwa kontaktu dodać bardziej szczegółowe dane na temat kontaktu i zapisać je w postaci szczegółu, czy tagu. Dodatkowo importy można przeprowadzać regularnie. Za każdym razem, gdy chcesz dodać nowe kontakty, zaktualizować, czy usunąć dane przy istniejących już kontaktach możesz wykonać import.

WAŻNE: W jednym imporcie można importować maksymalnie 20 RÓŻNYCH tagów , natomiast dla jednego adresu e-mail można importować do 16 tagów. 

W celu przeprowadzenia importu należy przejść do zakładki

CRM => Lista kontaktów => Import

Spis treści

1. Wybranie pliku
2. Uzupełnienie danych podstawowych
3. Dodanie dodatkowych szczegółów
4. Segmentacja bazy
5. Wprowadzenie zaawansowanych ustawień
6. Podsumowanie

1. Wybieranie pliku

[1] Nazwa importu – wprowadź nazwę dla przeprowadzanego importu. Dzięki niej, będziesz mógł później zidentyfikować przeprowadzony import oraz podejrzeć jego statystyki.

[2] Aby rozpocząć upuść plik poniżej lub wybierz go z dysku – plik możesz dodać na dwa sposoby:

• przeciągnąć i upuścić na wskazane miejsce,
• kliknąć we skazane miejsce – wówczas zostanie otwarte okno, z którego możesz wybrać interesujący Cię plik.

Jeśli plik jest poprawny, zostanie on oznaczony na zielono (według przykładu).

2. Uzupełnienie danych podstawowych 

WSKAZÓWKA: Jeśli nie czujesz się jeszcze swobodnie z interfejsem tego panelu, najedź kursorem na przycisk „Przykładowe Mapowanie Danych.” Wyświetli się animacja prezentująca podstawowe funkcje panelu.

[1] Kolumna z pliku – w tej sekcji znajduje się spis wszystkich dostępnych pozycji w importowanym pliku. Informację, która ma zostać zaimportowana jako podstawowa dana na karcie kontaktu, należy wybrać i przeciągnąć do sekcji „Upuść kolumnę, aby ją zaimportować”.

[2] Pole na karcie kontaktu – wybierz, do którego miejsca na karcie kontaktu ma zostać zaimportowana konkretna informacja. Domyślnie nazwy kolumn z pliku będą odpowiadały polu na karcie kontaktu o tej samej nazwie. Można to zmienić po kliknięciu przycisku rozwijania. Do ustawień [3] pola można przejść po kliknięciu w ikonę zębatki, a opcja usuwania jest dostępna pod przyciskiem x.

Możliwe opcje do wyboru to:

• e-mail (ważne: wybór pola e-mail jest wymagany),
• nazwa,
• telefon,
• fax,
• firma,
• data urodzenia,
• ulica,
• miasto,
• kod pocztowy,
• województwo,
• kraj,
• zewnętrzne ID,
• stanowisko,
• dział.

[3] Ustawienia – dla każdej wybranej danej do importu możesz założyć dodatkowe ustawienia:

Zmiana tekstu: 

• pozostaw bez zmian – zaimportowany tekst będzie wyglądał dokładnie tak samo jak w pliku,
• zamień na WIELKIE LITERY – zaimportowany tekst będzie napisany WIELKIMI LITERAMI (np. informacja w pliku: pływanie -> informacja na karcie kontaktu: PŁYWANIE),
• zamień na małe litery – zaimportowany tekst będzie napisany małymi literami (np. informacja w pliku: pŁyWanie -> informacja na karcie kontaktu: pływanie),
• zamień na Camel Case – zaimportowany tekst będzie rozpoczynał się od wielkich liter (np. informacja w pliku: katarzyna rejdych -> informacja na karcie kontaktu: Katarzyna Rejdych).

Walidacja: 

• brak – każda informacja znajdująca się w pliku zostanie zaimportowana,
• kompletne pole – zostaną zaimportowane tylko kontakty, które nie posiadają pustego pola. Oznacza to, że jeśli np. zaznaczymy przy numerze telefonu walidację niepuste – do systemu zostaną zaimportowane tylko kontakty, przy których znajduje się numer telefonu. Jeśli przy jakimś adresie e-mail nie będzie numeru telefonu wówczas kontakt nie zostanie zaimportowany,
• e-mail – walidacja oznacza, że importowana informacja musi posiadać strukturę adresu e-mail np. katarzyna.rejdych@salesmanago.pl,
• telefon – walidacja oznacza, że importowana informacja musi posiadać strukturę numeru telefonu (respektowane są tylko cyfry, na początku może znajdować się znak +, cała długość numeru musi mieścić się w przedziale od 6 do 14 znaków, dopuszczalne są spacje, myślniki, nawiasy i kropki),
• niestandardowa – możesz wybrać znaki, które nie powinny znajdować się w importowanych danych, bądź ustawić bardziej zaawansowane wyrażenia regularne.

Jak tworzyć zaawansowane wyrażenia regularne: 

^ – jest znakiem początku wyrażenia,

. –  dowolny znak,

* – zero lub więcej z poprzedniego wyrażenia,

? –  zero lub więcej z poprzedniego wyrażenia,

$ – kończy wyrażenie,

[./,] – albo kropka, albo ukośnik, albo przecinek,

[abc] – odpowiada a, b lub c,

[abc]* – zero lub więcej z a, b lub c,

[abc]? – zero lub jeden lub a, b lub c.

Przykłady:

• ^katarzyna.* – wyrażenie rozpoczynające się na katarzyna,
• .*salesamanago.pl$ – wyrażenie kończące się na salesmanago.pl,
• w opisie jeżeli coś ma być w środku wyrażenia – .*nowak.* i musi być nowak w wyrażeniu.

Dla istniejących kontaktów nadpisz nawet, gdy wartość jest pusta – zaznaczenie tej opcji pozwala na usunięcie danych przy kontakcie. Oznacza to, że jeśli przy importowanym adresie e-mail np. w kolumnie numer telefonu zostawimy pustą komórkę, natomiast na karcie kontaktu już jest jakiś numer telefonu, to podczas importu zostanie on usunięty. Funkcja jest przydatna do usuwania informacji z karty kontaktu.

WAŻNE: Jeżeli ustawimy walidację i określona wartość nie będzie spełniała założeń walidacji, dany adres e-mail wraz z błędną informacją nie zostanie zaimportowany do systemu.

3. Dodanie dodatkowych szczegółów

W tej sekcji możesz wybrać jakie dane mają zostać zaimportowane jako szczegół na karcie kontaktu. Podczas importu możesz określić nazwę szczegółu, natomiast wartość będzie taka jak w importowanym pliku.

[1] Zmiana nazwy szczegółu – w tym miejscu możemy zmienić nazwę dla importowanego szczegółu. Nazwa wprowadzona w tym miejscu zostanie zaimportowana do systemu i będzie widoczna na karcie kontaktu.

WAŻNE: Podczas jednego importu możemy zaimportować 16 szczegółów dla jednego kontaktu.

4. Segmentacja bazy

W tej sekcji możesz dodać tagi do importowanych kontaktów, bądź wybrać kolumnę z pliku, której dane będą zapisane na karcie kontaktu w postaci tagów.

[1] Dodaj wybrane tagi do wszystkich kontaktów – wprowadzone tagi zostaną dodane do wszystkich zaimportowanych kontaktów.

[2] Dodaj wybrane tagi tylko do nowych kontaktów – wprowadzone tagi zostaną dodane tylko do tych kontaktów, których jeszcze nie mamy w systemie. Funkcja ta jest przydatna, gdy wykonujemy dużo importów i zależy nam na wyróżnieniu kontaktów, których jeszcze nie mamy w bazie kontaktów w systemie, a mogły się powielić w importowanych plikach.

[3] Kolumna zawierająca tagi – wybieramy kolumnę z pliku, gdzie znajdują się tagi, które mają zostać zaimportowane do systemu.

WAŻNE : Jeśli w jednej kolumnie znajduje się kilka tagów dodanych np. po przecinku należy zaznaczyć to podczas importu.

[4] Ustawienia separatora – opcje do wyboru:

• brak – oznacza, że nie ma żadnej walidacji, więc wszystkie informacje znajdujące się w komórce zostaną zaimportowane jako jeden tag np. pływanie i nurkowanie -> według przykładu na karcie pojawi się jeden tag [pływanie i nurkowanie],
• „,” – zaznaczenie opcji „przecinek oznacza, że tagi w komórce rozdzielone są przecinkiem np. pływanie, nurkowanie -> według przykładu na karcie kontaktu pojawią się dwa osobne tagi: [pływanie] [nurkowanie],
• „;” – zaznaczenie opcji ” średnik” oznacza, że tagi w komórce rozdzielone są średnikiem np. pływanie; nurkowanie -> według przykładu na karcie kontaktu pojawią się dwa osobne tagi: [pływanie] [nurkowanie],
• niestandardowy – w tym polu możemy ustawić dowolny separator dzięki któremu rozdzielone są tagi w komórce, np. spacja, kropka, itp.

5. Wprowadzenie zaawansowanych ustawień

[1] Stan kontaktu – pozwala na wybór jaki stan kontaktu ma zostać przypisany do wszystkich zaimportowanych kontaktów Więcej informacji

• Ustaw tylko dla nowych kontaktów – opcja ta pozwala na przypisanie wybranego stanu tylko nowym kontaktom.

[2] Oznacz importowane kontakty jako nieaktualne – kontakt nieaktualny to taki, którego adres e-mail jest poprawny, natomiast nie chcemy wysyłać do danych kontaktów wiadomości e-mail (opcja dodatkowa – używana w specyficznych sytuacjach).

[3] Zmień status na wysyłkę marketingową  – domyślnie wszystkie kontakty importowane są ze statusem opt-in (wyrażają zgodę na otrzymywanie wiadomości / smsów / vmsów).

Jeżeli zależy nam, aby kontakty były zaimportowane z właściwym statusem (opt – in / opt -out) w tym celu musimy przygotować odpowiednią kolumnę w importowanym pliku (przykład poniżej).

• kolumna powinna w swojej nazwie zawierać słowo opt-in 
• jeśli kontakt ma mieć przypisany status opt-in – przypisujemy mu słowo –> true 
• jeśli kontakt ma mieć przypisany status opt-out – przypisujemy mu słowo –> false 

WAŻNE: Podczas importu nie ma możliwości ręcznego zmapowania statusu opt-in, ponieważ dzieje się to automatycznie. 

[4] wyślij szczegółowy raport na adres konta oraz dołącz na CC: – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że po przeprowadzonym imporcie na adres e-mail głównego użytkownika oraz na wskazany adres e-mail zostanie wysłany raport ze szczegółowymi informacjami na temat wyników z importu.

[5] Importuj kontakty – w celu zaimportowania kontaktów należy kliknąć „Importuj kontakty”. Zanim to zrobisz, upewnij się, czy wszystkie opcje zostały wprowadzone poprawnie.

6. Podsumowanie

Po kliknięciu w przycisk IMPORTUJ KONTAKTY zostaniemy przeniesieni na ekran z podsumowaniem. Oczywiście import odbywa się w tle. Importu nie możemy przerwać. Liczba nieprawidłowych adresów e-mail – pokazuje nam liczbę kontaktów, które nie zostaną zaimportowane do systemu z powodu błędnej struktury lub ograniczeń wynikłych z walidacji. Po zakończonym imporcie, będziemy mieć podgląd do szczegółów z przeprowadzonego importu.

STATYSTYKI Z PRZEPROWADZONEGO IMPORTU 

Po przeprowadzonym imporcie możemy podglądnąć statystyki z przeprowadzonego importu. W celu podejrzenia statystyk przechodzimy do ekranu CRM => Importuj Kontakty =>  należy wybrać interesujący nas import i kliknąć w SZCZEGÓŁY.

WAŻNE: Jeśli box będzie zaznaczony na pomarańczowo i napis SZCZEGÓŁY nie będzie widoczny oznacza to, że import ciągle trwa, dlatego nie możemy podejrzeć szczegółów importu.

SZCZEGÓŁY Z PRZEPROWADZONEGO IMPORTU

[1] Liczba znalezionych rekordów – liczba kontaktów znajdujących się w zaimportowanym pliku,

[2] Liczba kontaktów zaimportowanych – jest to liczba adresów e-mail, które zostały zaimportowane do systemu,

[3] Liczba zaktualizowanych kontaktów – jest to liczba adresów e-mail, które już istniały w bazie i informacje na ich temat zostały zaktualizowane,

[4] Liczba błędnych kontaktów – jest to liczba adresów e-mail, które nie zostały zaimportowane, ponieważ posiadały błędną strukturę, bądź informacje przypisane do danego adresu e-mail nie przeszły poprawnie zdefiniowanej walidacji,

[5] Liczba kontaktów powielonych w pliku – jest to liczba adresów e-mail, które kilka razy znajdowały się w importowanym pliku,

[6] Wybrane tagi do wszystkich kontaktów – lista tagów przypisanych do wszystkich kontaktów z importowanego pliku,

[7] Wybrane tagi tylko do nowych kontaktów – lista tagów przypisanych tylko do nowych kontaktów (kontaktów, które nie istniały wcześniej w systemie).