System SALESmanago pozwala w prosty sposób zaimportować bazę kontaktów znajdującą się w pliku. Wcześniej należy odpowiednio przygotować bazę do importu. Więcej informacji
Pamiętaj, że podczas importu możesz poza podstawowymi informacjami tj. adres e-mail, czy nazwa kontaktu dodać bardziej szczegółowe dane na temat kontaktu i zapisać je w postaci szczegółu, czy tagu. Dodatkowo importy można przeprowadzać regularnie. Za każdym razem, gdy chcesz dodać nowe kontakty, zaktualizować, czy usunąć dane przy istniejących już kontaktach możesz wykonać import.
WAŻNE: Właściciele kont opartych na USER_ID również mogą importować kontakty bezpośrednio w systemie.
WAŻNE: W jednym imporcie można importować maksymalnie 20 RÓŻNYCH tagów , natomiast dla jednego adresu e-mail można importować do 16 tagów.
W celu przeprowadzenia importu należy przejść do zakładki
CDP => Lista kontaktów => Import
Spis treści
- Wybranie pliku
- Uzupełnienie danych podstawowych
- Dodanie dodatkowych szczegółów
- Segmentacja bazy
- Wprowadzenie zaawansowanych ustawień
- Podsumowanie
1. Wybieranie pliku
[1] Nazwa importu – wprowadź nazwę dla przeprowadzanego importu. Dzięki niej, będziesz mógł później zidentyfikować przeprowadzony import oraz podejrzeć jego statystyki.
[2] Aby rozpocząć upuść plik poniżej lub wybierz go z dysku – plik możesz dodać na dwa sposoby:
- przeciągnąć i upuścić na wskazane miejsce,
- kliknąć we skazane miejsce – wówczas zostanie otwarte okno, z którego możesz wybrać interesujący Cię plik.
Jeśli plik jest poprawny, zostanie on oznaczony na zielono (według przykładu).
2. Uzupełnienie danych podstawowych
WSKAZÓWKA: Jeśli nie czujesz się jeszcze swobodnie z interfejsem tego panelu, najedź kursorem na przycisk „Przykładowe Mapowanie Danych.” Wyświetli się animacja prezentująca podstawowe funkcje panelu.
[1] Kolumna z pliku – w tej sekcji znajduje się spis wszystkich dostępnych pozycji w importowanym pliku. Informację, która ma zostać zaimportowana jako podstawowa dana na karcie kontaktu, należy wybrać i przeciągnąć do sekcji „Upuść kolumnę, aby ją zaimportować”.
[2] Pole na karcie kontaktu – wybierz, do którego miejsca na karcie kontaktu ma zostać zaimportowana konkretna informacja. Domyślnie nazwy kolumn z pliku będą odpowiadały polu na karcie kontaktu o tej samej nazwie. Można to zmienić po kliknięciu przycisku rozwijania. Do ustawień [3] pola można przejść po kliknięciu w ikonę zębatki, a opcja usuwania jest dostępna pod przyciskiem x.
Możliwe opcje do wyboru to:
- e-mail (ważne: wybór pola e-mail jest wymagany),
- nazwa,
- telefon,
- fax,
- firma,
- data urodzenia,
- ulica,
- miasto,
- kod pocztowy,
- województwo,
- kraj,
- zewnętrzne ID,
- stanowisko,
- dział.
[3] Ustawienia – dla każdej wybranej danej do importu możesz założyć dodatkowe ustawienia:
Zmiana tekstu:
- pozostaw bez zmian – zaimportowany tekst będzie wyglądał dokładnie tak samo jak w pliku,
- zamień na WIELKIE LITERY – zaimportowany tekst będzie napisany WIELKIMI LITERAMI (np. informacja w pliku: pływanie -> informacja na karcie kontaktu: PŁYWANIE),
- zamień na małe litery – zaimportowany tekst będzie napisany małymi literami (np. informacja w pliku: pŁyWanie -> informacja na karcie kontaktu: pływanie),
- zamień na Camel Case – zaimportowany tekst będzie rozpoczynał się od wielkich liter (np. informacja w pliku: katarzyna rejdych -> informacja na karcie kontaktu: Katarzyna Rejdych).
Walidacja:
- brak – każda informacja znajdująca się w pliku zostanie zaimportowana,
- kompletne pole – zostaną zaimportowane tylko kontakty, które nie posiadają pustego pola. Oznacza to, że jeśli np. zaznaczymy przy numerze telefonu walidację niepuste – do systemu zostaną zaimportowane tylko kontakty, przy których znajduje się numer telefonu. Jeśli przy jakimś adresie e-mail nie będzie numeru telefonu wówczas kontakt nie zostanie zaimportowany,
- e-mail – walidacja oznacza, że importowana informacja musi posiadać strukturę adresu e-mail np. katarzyna.rejdych@salesmanago.pl,
- telefon – walidacja oznacza, że importowana informacja musi posiadać strukturę numeru telefonu (respektowane są tylko cyfry, na początku może znajdować się znak +, cała długość numeru musi mieścić się w przedziale od 6 do 14 znaków, dopuszczalne są spacje, myślniki, nawiasy i kropki),
- niestandardowa – możesz wybrać znaki, które nie powinny znajdować się w importowanych danych, bądź ustawić bardziej zaawansowane wyrażenia regularne.
Jak tworzyć zaawansowane wyrażenia regularne:
^ – jest znakiem początku wyrażenia,
. – dowolny znak,
* – zero lub więcej z poprzedniego wyrażenia,
? – zero lub więcej z poprzedniego wyrażenia,
$ – kończy wyrażenie,
[./,] – albo kropka, albo ukośnik, albo przecinek,
[abc] – odpowiada a, b lub c,
[abc]* – zero lub więcej z a, b lub c,
[abc]? – zero lub jeden lub a, b lub c.
Przykłady:
- ^katarzyna.* – wyrażenie rozpoczynające się na katarzyna,
- .*salesamanago.pl$ – wyrażenie kończące się na salesmanago.pl,
-
w opisie jeżeli coś ma być w środku wyrażenia – .*nowak.* i musi być nowak w wyrażeniu.
Dla istniejących kontaktów nadpisz nawet, gdy wartość jest pusta – zaznaczenie tej opcji pozwala na usunięcie danych przy kontakcie. Oznacza to, że jeśli przy importowanym adresie e-mail np. w kolumnie numer telefonu zostawimy pustą komórkę, natomiast na karcie kontaktu już jest jakiś numer telefonu, to podczas importu zostanie on usunięty. Funkcja jest przydatna do usuwania informacji z karty kontaktu.
WAŻNE: Jeżeli ustawimy walidację i określona wartość nie będzie spełniała założeń walidacji, dany adres e-mail wraz z błędną informacją nie zostanie zaimportowany do systemu.
3. Dodanie dodatkowych szczegółów
W tej sekcji możesz wybrać jakie dane mają zostać zaimportowane jako szczegół na karcie kontaktu. Podczas importu możesz określić nazwę szczegółu, natomiast wartość będzie taka jak w importowanym pliku.
[1] Zmiana nazwy szczegółu – w tym miejscu możemy zmienić nazwę dla importowanego szczegółu. Nazwa wprowadzona w tym miejscu zostanie zaimportowana do systemu i będzie widoczna na karcie kontaktu.
WAŻNE: Podczas jednego importu możemy zaimportować 16 szczegółów dla jednego kontaktu.
4. Segmentacja bazy
W tej sekcji możesz dodać tagi do importowanych kontaktów, bądź wybrać kolumnę z pliku, której dane będą zapisane na karcie kontaktu w postaci tagów.
[1] Dodaj wybrane tagi do wszystkich kontaktów – wprowadzone tagi zostaną dodane do wszystkich zaimportowanych kontaktów.
[2] Dodaj wybrane tagi tylko do nowych kontaktów – wprowadzone tagi zostaną dodane tylko do tych kontaktów, których jeszcze nie mamy w systemie. Funkcja ta jest przydatna, gdy wykonujemy dużo importów i zależy nam na wyróżnieniu kontaktów, których jeszcze nie mamy w bazie kontaktów w systemie, a mogły się powielić w importowanych plikach.
[3] Kolumna zawierająca tagi – wybieramy kolumnę z pliku, gdzie znajdują się tagi, które mają zostać zaimportowane do systemu.
WAŻNE : Jeśli w jednej kolumnie znajduje się kilka tagów dodanych np. po przecinku należy zaznaczyć to podczas importu.
[4] Ustawienia separatora – opcje do wyboru:
- brak – oznacza, że nie ma żadnej walidacji, więc wszystkie informacje znajdujące się w komórce zostaną zaimportowane jako jeden tag np. pływanie i nurkowanie -> według przykładu na karcie pojawi się jeden tag [pływanie i nurkowanie],
- „,” – zaznaczenie opcji „przecinek” oznacza, że tagi w komórce rozdzielone są przecinkiem np. pływanie, nurkowanie -> według przykładu na karcie kontaktu pojawią się dwa osobne tagi: [pływanie] [nurkowanie],
- „;” – zaznaczenie opcji „średnik” oznacza, że tagi w komórce rozdzielone są średnikiem np. pływanie; nurkowanie -> według przykładu na karcie kontaktu pojawią się dwa osobne tagi: [pływanie] [nurkowanie],
- niestandardowy – w tym polu możemy ustawić dowolny separator dzięki któremu rozdzielone są tagi w komórce, np. spacja, kropka, itp.
5. Wprowadzenie zaawansowanych ustawień
[1] Stan kontaktu – pozwala na wybór jaki stan kontaktu ma zostać przypisany do wszystkich zaimportowanych kontaktów Więcej informacji
- Ustaw tylko dla nowych kontaktów – opcja ta pozwala na przypisanie wybranego stanu tylko nowym kontaktom.
[2] Oznacz importowane kontakty jako nieaktualne – kontakt nieaktualny to taki, którego adres e-mail jest poprawny, natomiast nie chcemy wysyłać do danych kontaktów wiadomości e-mail (opcja dodatkowa – używana w specyficznych sytuacjach).
[3] Zmień status na wysyłkę marketingową – domyślnie wszystkie kontakty importowane są ze statusem opt-in (wyrażają zgodę na otrzymywanie wiadomości / smsów / vmsów).
Jeżeli zależy nam, aby kontakty były zaimportowane z właściwym statusem (opt – in / opt -out) w tym celu musimy przygotować odpowiednią kolumnę w importowanym pliku (przykład poniżej).
- kolumna powinna w swojej nazwie zawierać słowo opt-in
- jeśli kontakt ma mieć przypisany status opt-in – przypisujemy mu słowo –> true
- jeśli kontakt ma mieć przypisany status opt-out – przypisujemy mu słowo –> false
WAŻNE: Podczas importu nie ma możliwości ręcznego zmapowania statusu opt-in, ponieważ dzieje się to automatycznie.
[4] Wyślij szczegółowy raport na adres konta oraz dołącz na CC: – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że po przeprowadzonym imporcie na adres e-mail głównego użytkownika oraz na wskazany adres e-mail zostanie wysłany raport ze szczegółowymi informacjami na temat wyników z importu.
[5] Importuj kontakty – w celu zaimportowania kontaktów należy kliknąć „Importuj kontakty”. Zanim to zrobisz, upewnij się, czy wszystkie opcje zostały wprowadzone poprawnie.
6. Podsumowanie
Po kliknięciu w przycisk IMPORTUJ KONTAKTY zostaniemy przeniesieni na ekran z podsumowaniem. Oczywiście import odbywa się w tle. Importu nie możemy przerwać. Liczba nieprawidłowych adresów e-mail – pokazuje nam liczbę kontaktów, które nie zostaną zaimportowane do systemu z powodu błędnej struktury lub ograniczeń wynikłych z walidacji. Po zakończonym imporcie, będziemy mieć podgląd do szczegółów z przeprowadzonego importu.
STATYSTYKI Z PRZEPROWADZONEGO IMPORTU
Po przeprowadzonym imporcie możemy podglądnąć statystyki z przeprowadzonego importu. W celu podejrzenia statystyk przechodzimy do ekranu CDP => Importuj Kontakty => należy wybrać interesujący nas import i kliknąć w SZCZEGÓŁY.
WAŻNE: Jeśli box będzie zaznaczony na pomarańczowo i napis SZCZEGÓŁY nie będzie widoczny oznacza to, że import ciągle trwa, dlatego nie możemy podejrzeć szczegółów importu.
SZCZEGÓŁY Z PRZEPROWADZONEGO IMPORTU
[1] Liczba znalezionych rekordów – liczba kontaktów znajdujących się w zaimportowanym pliku,
[2] Liczba kontaktów zaimportowanych – jest to liczba adresów e-mail, które zostały zaimportowane do systemu,
[3] Liczba zaktualizowanych kontaktów – jest to liczba adresów e-mail, które już istniały w bazie i informacje na ich temat zostały zaktualizowane,
[4] Liczba błędnych kontaktów – jest to liczba adresów e-mail, które nie zostały zaimportowane, ponieważ posiadały błędną strukturę, bądź informacje przypisane do danego adresu e-mail nie przeszły poprawnie zdefiniowanej walidacji,
[5] Liczba kontaktów powielonych w pliku – jest to liczba adresów e-mail, które kilka razy znajdowały się w importowanym pliku,
[6] Wybrane tagi do wszystkich kontaktów – lista tagów przypisanych do wszystkich kontaktów z importowanego pliku,
[7] Wybrane tagi tylko do nowych kontaktów – lista tagów przypisanych tylko do nowych kontaktów (kontaktów, które nie istniały wcześniej w systemie).