Workflow: dodawanie zautomatyzowanej kampanii

Workflow służy do planowania i automatyzowania kampanii marketingowych. Jest to atrakcyjne rozwiązanie umożliwiające sprawną systematyzację nawet bardzo rozbudowanych procesów. Wykryta przez system aktywność kontaktu może być inicjatorem akcji, jeżeli zostaną spełnione ustawione warunki. Kampanie workflow można dostosować do potrzeb projektu tak, żeby tworzyć efektywne kampanie marketingowe. W ich ramach możliwe jest m.in.:

  • dbanie o relacje z klientem za pośrednictwem powitalnych emaili i SMS-ów,
  • personalizacja wiadomości dla konkretnych odbiorców, na przykład na podstawie przypisanych do kontaktu tagów, albo według aktywności kontaktu na stronie,
  • generowanie kuponów rabatowych zachęcających do ponownego skorzystania z usług,
  • szybkie i skuteczne dotarcie z ofertą do klientów dzięki alertom o aktywności kontaktu lub jego zainteresowaniu konkretnym produktem,
  • aktualizowanie bazy danych poprzez usuwanie niepotrzebnych kontaktów z procesu oraz przekierowywanie kontaktów na inne etapy kampanii,
  • ułatwienie zarządzania całym procesem kampanii oraz planowanie działań i warunków dla osiągnięcia wyznaczonych celów,
  • tworzenie wielopoziomowych struktur umożliwiających współdziałanie funkcji na zaawansowanym poziomie.

PRZYKŁADOWY WORKFLOW

schemat_workflow

TWORZENIE I EDYCJA WORKFLOW

Żeby stworzyć nowy workflow, przejdź do PROCESY AUTOMATYZACJI → WORKFLOW → DODAJ NOWY WORKFLOW

W tym miejscu możesz też edytować stworzone wcześniej kampanie Workflow. Jednak jeśli wprowadzisz zmiany w uruchomionej kampanii Workflow, wszystkie powiązane procesy zostaną przerwane, a wszystkie statystyki usunięte. Następnie Workflow uruchomi się od początku, zgodnie z nowymi ustawieniami. Kontakty, które przeszły już pewne etapy Workflow będą musiały wpaść do niego na nowo i zacząć początku.

workflow_add

Widok kampanii workflow jest podzielony na dwie części.

  • Część górna zawiera Ustawienia, Elementy, przełącznik ON/OFF, i przycisk Zapisz.
  • Część dolna to pole edycji. Zawiera stały element Start (od którego zaczyna się każdy workflow) i przyciski „+”„-„ i „Χ” służące odpowiednio do przybliżania, oddalania i wyśrodkowania obrazu.

workflow2a


[A] USTAWIENIA

USTAWIENIA workflow

Kliknij tę ikonę, żeby otworzyć okno ustawień.

pop up

[A1] Nazwa – wpisz nazwę kampanii workflow, żeby móc ją potem odnaleźć w systemie.

Po wprowadzeniu nazwy kliknij Zapisz.


[B] ELEMENTY

ELEMENTY WORKFLOW

Ikona Elementy otwiera zakładkę Kategorie po prawej stronie ekranu. Możesz też ją otwierać i zamykać zielonym przyciskiem Ξ. Kategorie składają się ze Zdarzeń, Warunków i Akcji, a także elementów specjalnych Koniec i Czekaj. Są to podstawowe funkcje do ustawienia kampanii workflow. 

kategorie workflow

Kliknij jedną z kategorii, żeby wyświetlić listę opcji. Za pomocą lupy możesz wyszukać konkretny element, poprzez wpisanie słowa znajdującego się w jego nazwie. Strzałka w prawym górnym rogu cofa do kolumny z wyborem kategorii, a znajdujący się obok znak „x” zamyka kolumnę.

zdarzenia


[C] AKTYWNY

aktywuj regułę workflow

Po ustawieniu kampanii, jej Zdarzeń, Warunków i Akcji, przestaw przełącznik z OFF na ON — od tej pory kampania będzie aktywna. Możesz ją dezaktywować w dowolnym momencie, przestawiając przełącznik na OFF.


[D] ZAPISZ

ZAPISZ workflow

Aby zachować utworzoną kampanię workflow, kliknij Zapisz.

WAŻNE: Zapisanie kampanii nie będzie możliwe, jeżeli nie wprowadzisz do workflow przynajmniej jednego punktu końcowego.


KATEGORIE: ZDARZENIA, WARUNKI, AKCJE oraz KONIEC I CZEKAJ

Do stworzenia kampanii workflow użyj elementów: Zdarzenia, Warunki i Akcje. Ułóż elementy w wybranej kolejności, zaczynając od elementu Start i kończąc elementem Koniec. Czekaj określa Czas, w którym dana opcja zostanie uruchomiona.

Mechanizm tworzenia schematu jest bardzo intuicyjny. Otwórz interesującą cię kategorię, a następnie przeciągnij wybrany element i upuść go w polu edycji.

2

Aby połączyć ze sobą punkty, naciśnij ikonę rozwidlonych strzałek (na środku każdego elementu) i przeciągnij ją do innego elementu. Elementy połączą się zieloną strzałką, której wektor wyznacza kolejność. Żeby usunąć połączenie, kliknij czerwony krzyżyk na strzałce.

3

ikony workflow

  • Ikona „x” usuwa element ze schematu,
  • ikona zębatki otwiera ustawienia elementu,
  • ikona zegara otwiera ustawienia czasu aktywacji elementu.

[E] ZDARZENIA

Zdarzenia mają niebieskie ikony. Zdarzenia inicjują poszczególne procesy w workflow i mogą uruchamiać działania. Kontakt musi spełnić założenia ustawionych zdarzeń, aby przejść dany etap kampanii.

1

  • strukturę workflow zacznij od zdarzenia. Dodaj jedno lub więcej zdarzeń po elemencie Start,
  • możesz dodawać zdarzenia w dowolnych miejscach kampanii,
  • możesz łączyć zdarzenia i w ten sposób zacieśniać grupę kontaktów, dla danego etapu.
  • w jednym schemacie możesz stworzyć kilka osobnych struktur, rozpoczętych różnymi zdarzeniami,
  • dla tych samych zdarzeń możesz ustawić różne struktury,
  • ikona zegara pozwala na utworzenie połączenia alternatywnego „Jeśli zdarzenie nie nastąpi”. Możesz w ten sposób ustalić czas, po jakim kontakt przejdzie do kolejnego etapu w workflow, jeśli nie spełni założeń zdarzenia.

WSKAZÓWKA: Pierwsze zdarzenie musi wystąpić, dlatego opcji „Jeśli zdarzenie nie nastąpi” nie można użyć w połączeniu początkowym.

jesli nie


[F] WARUNKI

Warunki mają pomarańczowe ikony. Służą do określenia sytuacji, po których akcja ma zostać wykonana. Przy weryfikacji czy kontakt spełnia założenia z warunków, sprawdzana jest cała karta kontaktu.

2

  • możesz dodać dowolną ilość warunków,
  • jeżeli połączysz kilka warunków, to wszystkie będą musiały być spełnione jednocześnie, żeby uruchomić powiązaną akcję.
  • zielona rozwidlona strzałka pośrodku elementu oznacza akcję, jaka zostanie wykonana, jeżeli warunek zostanie spełniony (na strzałce, która łączy te elementy, wyświetli się TAK). Warunki można odwracać, dlatego taka sama ikona w kolorze czerwonym oznacza akcję, jaka zostanie wykonana, jeżeli warunek nie zostanie spełniony (na strzałce, która łączy te elementy, wyświetli się NIE).
  • dla warunku Kontakt posiada szczegół możesz ustawić dodatkowe parametry. Rozwidlona strzałka nie tylko łączy elementy, ale też pozwala sprecyzować, jaki konkretny szczegół musi posiadać lub nie posiadać kontakt, żeby została wykonana dana akcja. Pojedyncza strzałka odnosi się do kontaktów, które mają inne szczegóły, czyli wszystkie pozostałe. Tylko jedno połączenie „inne” jest dozwolone.

Po połączeniu tego warunku z wybraną akcją, na zielonej strzałce łączącej dwa elementy pojawi się mały, biały prostokąt ze znakiem „-„, po którego kliknięciu otworzy się okno ustawień szczegółu.

kontakt posiada szczegół

  • również dla warunku Kontakt posiada tag możesz ustawić dodatkowe parametry. Rozwidlona strzałka nie tylko łączy elementy, ale pozwala na sprecyzowanie jaki konkretny tag musi posiadać (lub jakiego nie może posiadać) kontakt. Pojedyncza strzałka odnosi się do kontaktów, które mają inne szczegóły, czyli wszystkie pozostałe. Tylko jedno połączenie „inne” jest dozwolone.

Po połączeniu tego warunku z wybraną akcją, na zielonej strzałce łączącej dwa elementy pojawi się mały, biały prostokąt z napisem <<tag>>, po którego kliknięciu otworzy się okno ustawień szczegółu.

KONTAKT POSIADA TAG


[G] AKCJE

Akcje mają kolor zielony. Są to działania, które zostają aktywowane, jeżeli wszystkie wprowadzone elementy są ze sobą zgodne. W kampanii workflow można przeplatać akcje, zdarzenia i warunki w różnych kombinacjach.

3

  • wiele akcji może być aktywowanych jednocześnie,
  • oprócz akcji będącej skutkiem spełnienia warunku lub zdarzenia, możesz też podpiąć akcję, która nastąpi, jeśli kontakt nie spełni warunku lub zdarzenia,
  • możesz dowolnie opóźnić uruchomienie akcji,
  • akcje nie muszą kończyć kampanii workflow,

[H] KONIEC:

1

  • ten element służy do zakańczania kampanii workflow,
  • jeżeli kontakt przejdzie przez cały proces zakończony elementem Koniec, wypada z kampanii workflow,
  • przynajmniej jeden łańcuch elementów musi być zakończony elementem Zakończ. Łańcuchy elementów bez zakończenia pozostaną aktywne. Na przykład, jeżeli kontakt pojawia się w kilku etapach kampanii, to w tej z Zakończ, po przejściu wszystkich elementów, wypadnie z workflow. Natomiast jeśli dotrze do ostatniego elementu w niezakończonych łańcuchach, to pozostanie w workflow.
  • możesz zakończyć całą kampanię lub wybrane etapy.

UWAGA: Kontakt, który dotarł do elementu Koniec, wypada z kampanii workflow, ale może rozpocząć proces od nowa, jeżeli spełni założone warunki.


[I] CZEKAJ:

1

  • ten element służy do ustawienia czasu, po którym dany Warunek czy Akcja mają być spełnione,
  • element Czekaj możesz ustawić dla dowolnych elementów,
  • jeżeli chcesz odczekać ze sprawdzeniem Warunków lub z wykonaniem Akcji, dodaj ten element pomiędzy dwoma wybranymi elementami,
  • możesz sprecyzować czas do ilości godzin/dni/tygodni/miesięcy.

WSKAZÓWKA: Zautomatyzowane kampanie workflow są rozbudowaną wersją reguł automatyzacji. Pomimo że zastosowanie obu funkcji jest analogiczne, to działają one niezależnie od siebie. Należy dokładnie przemyśleć każdy etap w kampanii i uważać, aby się nie powtórzył, ponieważ, niektóre z akcji mogą zostać wykonane dwukrotnie.

aby otrzymywać
newsletter

Śledź nas