Import kontaktów z pliku

System SALESmanago pozwala w prosty sposób zaimportować bazę kontaktów znajdującą się w pliku.

Dowiedz się jak poprawnie przygotować bazę kontaktów do importu >>

Pamiętaj, że podczas importu możesz poza podstawowymi informacjami tj. adres e-mail, czy nazwa kontaktu dodać bardziej szczegółowe dane na temat kontaktu i zapisać je w postaci szczegółu, czy tagu. Dodatkowo importy można przeprowadzać regularnie. Za każdym razem, gdy chcesz dodać nowe kontakty, zaktualizować, czy usunąć dane przy istniejących już kontaktach możesz wykonać import.

W celu przeprowadzenia importu należy przejść do zakładki CRM -> Lista kontaktów -> Import


[A] WYBIERZ PLIK

1

[A1] Nazwa importu – wprowadź nazwę dla przeprowadzanego importu. Dzięki niej, będziesz mógł później zidentyfikować przeprowadzony import oraz podejrzeć jego statystyki.

[A2] Aby rozpocząć upuść plik poniżej lub wybierz go z dysku – plik możesz dodać na dwa sposoby:

  • przeciągnąć i upuścić na wskazane miejsce,
  • kliknąć we skazane miejsce – wówczas zostanie otwarte okno, z którego możesz wybrać interesujący Cię plik.

Jeśli plik jest poprawny, zostanie on oznaczony na zielono (według przykładu).

2


[B] DANE PODSTAWOWE 

3

WSKAZÓWKA: Jeślli nie czujesz się jeszcze swobodnie z interfejsem tego panelu, najedź kursorem na przycisk „Przykładowe Mapowanie Danych.” Wyświetli się animacja prezentująca podstawowe funkcje panelu.

[B1] Kolumna z pliku – w tej sekcji znajduje się spis wszystkich dostępnych pozycji w importowanym pliku. Informację, która ma zostać zaimportowana jako podstawowa dana na karcie kontaktu, należy wybrać i przeciągnąć do sekcji „Upuść kolumnę, aby ją zaimportować”.

[B2] Pole na karcie kontaktu – wybierz, do którego miejsca na karcie kontaktu ma zostać zaimportowana konkretna informacja. Możliwe opcje do wyboru to:

  • e-mail (ważne: wybór pola e-mail jest wymagany),
  • nazwa,
  • telefon,
  • fax,
  • firma,
  • data urodzenia,
  • ulica,
  • miasto,
  • kod pocztowy,
  • województwo,
  • kraj,
  • zewnętrzne ID,
  • stanowisko,
  • dział.

[B3] Ustawienia – dla każdej wybranej danej do importu możesz założyć dodatkowe ustawienia:

ustawienia_1

Zmiana tekstu: 

  • pozostaw bez zmian – zaimportowany tekst będzie wyglądał dokładnie tak samo jak w pliku,
  • zamień na WIELKIE LITERY – zaimportowany tekst będzie napisany WIELKIMI LITERAMI (np. informacja w pliku: pływanie -> informacja na karcie kontaktu: PŁYWANIE),
  • zamień na małe litery – zaimportowany tekst będzie napisany małymi literami (np. informacja w pliku: pŁyWanie -> informacja na kacie kontaktu: pływanie),
  • zamień na Camel Case – zaimportowany tekst będzie rozpoczynał się od wielkich liter (np. informacja w pliku: katarzyna rejdych -> informacja na karcie kontaktu: Katarzyna Rejdych).

Walidacja: 

  • brak – każda informacja znajdująca się w pliku zostanie zaimportowana,
  • niepuste – zostaną zaimportowane tylko kontakty, które nie posiadają pustego pola. Oznacza to, że jeśli np. zaznaczymy przy numerze telefonu walidację niepuste – do systemu zostaną zaimportowane tylko kontakty, przy których znajduje się numer telefonu. Jeśli przy jakimś adresie e-mail nie będzie numeru telefonu wówczas kontakt nie zostanie zaimportowany,
  • e-mail – walidacja oznacza, że importowana informacja musi posiadać strukturę adresu e-mail np. katarzyna.rejdych@salesmanago.pl,
  • telefon – walidacja oznacza, że importowana informacja musi posiadać strukturę numeru telefonu (respektowane są tylko cyfry, na początku może znajdować się znak +, cała długość numeru musi mieścić się w przedziale od 6 do 14 znaków, dopuszczalne są spacje, myślniki, nawiasy i kropki),
  • niestandardowa – możesz wybrać znaki, które nie powinny znajdować się w importowanych danych, bądź ustawić bardziej zaawansowane wyrażenia regularne.

Jak tworzyć zaawansowane wyrażenia regularne: 

^ – jest znakiem początku wyrażenia,

. –  dowolny znak,

* – zero lub więcej z poprzedniego wyrażenia,

? – zero lub więcej z poprzedniego wyrażenia,

$ – kończy wyrażenie,

[./,] – albo kropka, albo ukośnik, albo przecinek,

[abc] – odpowiada a, b lub c,

[abc]* – zero lub więcej z a, b lub c,

[abc]? – zero lub jeden lub a, b lub c.

Przykłady:

  • ^katarzyna.* – wyrażenie rozpoczynające się na katarzyna,
  • .*salesamanago.pl$ – wyrażenie kończące się na salesmanago.pl,
  • w opisie jeżeli coś ma być w środku wyrażenia – .*nowak.* i musi być nowak w wyrażeniu.

Dla istniejących kontaktów nadpisz nawet, gdy wartość jest pusta – zaznaczenie tej opcji pozwala na usunięcie danych przy kontakcie. Oznacza to, że jeśli przy importowanym adresie e-mail np. w kolumnie numer telefonu zostawimy pustą komórkę, natomiast na karcie kontaktu już jest jakiś numer telefonu, to podczas importu zostanie on usunięty. Funkcja jest przydatna do usuwania informacji z karty kontaktu.

WAŻNE: jeżeli ustawimy walidację i określona wartość nie będzie spełniała założeń walidacji, dany adres e-mail wraz z błędną informacją nie zostanie zaimportowany do systemu.


[C] DODATKOWE SZCZEGÓŁY

W tej sekcji możesz wybrać jakie dane mają zostać zaimportowane jako szczegół na karcie kontaktu. Podczas importu możesz określić nazwę szczegółu, natomiast wartość będzie taka jak w importowanym pliku.

4

[C1] Zmiana nazwy szczegółu – w tym miejscu możemy zmienić nazwę dla importowanego szczegółu. Nazwa wprowadzona w tym miejscu zostanie zaimportowana do systemu i będzie widoczna na karcie kontaktu.

WAŻNE: podczas jednego importu możemy zaimportować 16 szczegółów dla jednego kontaktu.


[D] SEGMENTACJA BAZY 

W tej sekcji możesz dodać tagi do importowanych kontaktów, bądź wybrać kolumnę z pliku, której dane będą zapisane na karcie kontaktu w postaci tagów.

5

[D1] Dodaj wybrane tagi do wszystkich kontaktów – wprowadzone tagi zostaną dodane do wszystkich zaimportowanych kontaktów.

[D2] Dodaj wybrane tagi tylko do nowych kontaktów – wprowadzone tagi zostaną dodane tylko do tych kontaktów, których jeszcze nie mamy w systemie. Funkcja ta jest przydatna, gdy wykonujemy dużo importów i zależy nam na wyróżnieniu kontaktów, których jeszcze nie mamy w bazie kontaktów w systemie, a mogły się powielić w importowanych plikach.

[D3] Kolumna zawierająca tagi – wybieramy kolumnę z pliku, gdzie znajdują się tagi, które mają zostać zaimportowane do systemu.

Ważne: jeśli w jednej kolumnie znajduje się kilka tagów dodanych np. po przecinku należy zaznaczyć to podczas importu.

[D4] Ustawienia separatora – opcje do wyboru:ustawienia_tagi

  • brak – oznacza, że nie ma żadnej walidacji, więc wszystkie informacje znajdujące się w komórce zostaną zaimportowane jako jeden tag np. pływanie i nurkowanie -> według przykładu na karcie pojawi się jeden tag [pływanie i nurkowanie],
  • „,” – zaznaczenie opcji „przecinek oznacza, że tagi w komórce rozdzielone są przecinkiem np. pływanie, nurkowanie -> według przykładu na karcie kontaktu pojawią się dwa osobne tagi: [pływanie] [nurkowanie],
  • „;” – zaznaczenie opcji ” średnik” oznacza, że tagi w komórce rozdzielone są średnikiem np. pływanie; nurkowanie -> według przykładu na karcie kontaktu pojawią się dwa osobne tagi: [pływanie] [nurkowanie],
  • niestandardowy – w tym polu możemy ustawić dowolny separator dzięki któremu rozdzielone są tagi w komórce, np. spacja, kropka, itp.

WAŻNE: podczas jednego importu możemy łącznie zaimportować 16 tagów bezpośrednio z pliku dla jednego kontaktu.


[E] ZAAWANSOWANE
6

[E1] Stan kontaktu – pozwala na wybór jaki stan kontaktu ma zostać przypisany do wszystkich zaimportowanych kontaktów. Więcej informacji o STANIE KONTAKTU znajduje się TUTAJ >> 

  • Ustaw tylko dla nowych kontaktów – opcja ta pozwala na przypisanie wybranego stanu tylko nowym kontaktom.

[E2] Oznacz importowane kontakty jako nieaktualne – kontakt nieaktualny to taki, którego adres e-mail jest poprawny, natomiast nie chcemy wysyłać do danych kontaktów wiadomości e-mail (opcja dodatkowa – używana w specyficznych sytuacjach).

[E3] Przywróć usunięte kontakty – jeżeli zależy nam na przywróceniu kontaktów, które posiadają w systemie status usunięte, zaznaczenie tej opcji pozwoli na zmianę ich statusu na aktywne (opt -in).

  • WAŻNE: jeśli w importowanej bazie pojawiają nam się kontakty usunięte i nie zaznaczymy opcji przywróć usunięte kontakty, dla takich kontaktów, żadne dane nie zostaną zaktualizowane, kontakty nie zostaną przywrócone oraz tagi nadane w polu „Dodaj wybrane tagi do wszystkich importowanych kontaktów” nie zostaną przypisane.

[E4] Zmień status na wysyłkę marketingową  – domyślnie wszystkie kontakty importowane są ze statusem opt-in (wyrażają zgodę na otrzymywanie wiadomości / smsów / vmsów).

Jeżeli zależy nam, aby kontakty były zaimportowane z właściwym statusem (opt – in / opt -out) w tym celu musimy przygotować odpowiednią kolumnę w importowanym pliku (przykład poniżej).

baza_optin

  • kolumna powinna w swojej nazwie zawierać słowo opt-in 
  • jeśli kontakt ma mieć przypisany status opt-in – przypisujemy mu słowo -> true 
  • jeśli kontakt ma mieć przypisany status opt-out – przypisujemy mu słowo -> false 

[E5] wyślij szczegółowy raport na adres konta oraz dołącz na CC: – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że po przeprowadzonym imporcie na adres e-mail głównego użytkownika oraz na wskazany adres e-mail zostanie wysłany raport ze szczegółowymi informacjami na temat wyników z importu.

[E6] Importuj kontakty – w celu zaimportowania kontaktów należy kliknąć „Importuj kontakty”. Za nim to jednak zrobisz, upewnij się, czy wszystkie opcje zostały uprawnione poprawnie.


[F] PODSUMOWANIE IMPORTU

Po kliknięciu w przycisk IMPORTUJ KONTAKTY zostaniemy przeniesieni na ekran z podsumowaniem. Oczywiście import odbywa się w tle. Importu nie możemy przerwać. Liczba nieprawidłowych adresów e-mail – pokazuje nam liczbę kontaktów, które nie zostaną zaimportowane do systemu z powodu błędnej struktury lub ograniczeń wynikłych z walidacji. Po zakończonym imporcie, będziemy mieć podgląd do szczegółów z przeprowadzonego importu.

7


STATYSTYKI Z PRZEPROWADZONEGO IMPORTU 

Po przeprowadzonym imporcie możemy podglądnąć statystyki z przeprowadzonego importu. W celu podejrzenia statystyk przechodzimy do ekranu CRM -> Importuj Kontakty ->  należy wybrać interesujący nas import i kliknąć w SZCZEGÓŁY.

dasboard

WAŻNE:  jeśli box będzie zaznaczony na pomarańczowo i napis SZCZEGÓŁY nie będzie widoczny oznacza to, że import ciągle trwa, dlatego nie możemy podejrzeć szczegółów importu.

SZCZEGÓŁY Z PRZEPROWADZONEGO IMPORTU

statystyki importu

[1] Liczba znalezionych rekordów – liczba kontaktów znajdujących się w zaimportowanym pliku,

[2] Liczba kontaktów zaimportowanych – jest to liczba adresów e-mail, które zostały zaimportowane do systemu,

[3] Liczba zaktualizowanych kontaktów – jest to liczba adresów e-mail, które już istniały w bazie i informacje na ich temat zostały zaktualizowane,

[4] Liczba błędnych kontaktów –  jest to liczba adresów e-mail, które nie zostały zaimportowane, ponieważ posiadały błędną strukturę, bądź informacje przypisane do danego adresu e-mail nie przeszły poprawnie zdefiniowanej walidacji,

[5] Liczba kontaktów powielonych w pliku – jest to liczba adresów e-mail, które kilka razy znajdowały się w importowanym pliku,

[6] Wybrane tagi do wszystkich kontaktów – lista tagów przypisanych do wszystkich kontaktów z importowanego pliku,

[7] Wybrane tagi tylko do nowych kontaktów – lista tagów przypisanych tylko do nowych kontaktów (kontaktów, które nie istniały wcześniej w systemie).

aby otrzymywać
newsletter

Śledź nas