Z dniem 1 lutego 2024 r. klienci poczty Gmail >> oraz Yahoo >> wprowadzili bardziej rygorystyczną politykę uwierzytelniania dla nadawców wysyłek masowych (tzn. nadawców, którzy co najmniej raz wysłali ponad 5000 e-maili w ciągu jednego dnia). Te nowe wymogi, których celem jest ochrona użytkowników przed phishingiem, spamem i złośliwym oprogramowaniem, zmuszają marketerów do zaostrzenia środków bezpieczeństwa – o ile nadal chcą wysyłać e-maile do subskrybentów z adresami @gmail.com oraz @yahoo.com.

Jeżeli korzystasz z konta wysyłkowego E-mail Marketing i wysyłasz wiadomości za pośrednictwem platformy SALESmanago, klasyfikujesz się jako nadawca masowy – niezależnie od liczby wysyłanych e-maili. Chociaż nowe zasady mogą wymagać po twojej stronie pewnych dostosowań, nie ma powodu do paniki. Przeczytaj ten przewodnik, aby dowiedzieć się, jakie są nowe wymagania i co możesz zrobić (oraz czego nie możesz robić!), aby je spełniać.

---

Spis treści

1. Podstawowe informacje
2. Szybkie podsumowanie: Nowe wymogi dotyczące ustawień DNS
3. Przewodnik: Nowe wymogi uwierzytelniania i jak je spełnić

---

1. Podstawowe informacje

Nowe wyzwania związane z bezpieczeństwem, a także ilość spamu i złośliwego oprogramowania rozsyłanych na całym świecie, skłoniły dwóch dużych klientów poczty e-mail – Gmail oraz Yahoo – do nałożenia nowych wymogów na masowych nadawców e-maili. Najprawdopodobniej wymogi te będą mieć zastosowanie do tych klientów SALESmanago, którzy:

• korzystają z konta wysyłkowego E-mail Marketing SALESmanago, bądź
• korzystają z zewnętrznego (SMTP) konta wysyłkowego i wysyłają (czy to regularnie, czy sporadycznie) ponad 5000 e-maili dziennie.

Przejdź do Menu → E-mail Marketing → Ustawienia E-mail Marketing >>, aby zobaczyć swoje istniejące konta wysyłkowe bądź utworzyć nowe.

Nowe środki bezpieczeństwa wprowadzone przez Gmail i Yahoo mają na celu ochronę użytkowników poczty elektronicznej przed:

• spamem – niechcianymi e-mailami,
• phishingiem – nieuczciwą praktyką, w której e-maile sprawiają wrażenie, jakby zostały wysłane przez wiarygodne firmy lub znane odbiorcy osoby,
• wirusami – złośliwym oprogramowaniem dołączanym do e-maili, mającym na celu zainfekowanie komputera odbiorcy.

Chociaż zgodność z nowymi wymogami będzie egzekwowana stopniowo, począwszy od lutego 2024 r., to najlepiej będzie, jeśli jak najszybciej przystosujesz się do zmian. Dzięki temu zyskasz pewność, że nic nie utrudni twojej komunikacji z subskrybentami.

Nowe wymogi Gmail i Yahoo można podsumować następująco:

• E-maile muszą być wysyłane z własnej domeny nadawcy.
• Dla domeny wysyłkowej muszą być zaimplementowane następujące protokoły: SPF, DKIM, DMARC.
• Nadawca musi mieć niski wskaźnik spamu zgłaszanego przez użytkowników (w przypadku Gmaila oznacza to wartość poniżej 0,3%).
• Odbiorcy e-maili muszą mieć możliwość łatwego wypisu z subskrypcji.

Wszystkie pozycje z powyższej listy są już od dawna zalecane jako najlepsze praktyki w zakresie E-mail Marketingu – teraz natomiast stają się one wymogiem, jeżeli nadal chcesz wysyłać e-maile do skrzynek na Gmailu i Yahoo.

W tym artykule wyjaśniamy, jak możesz przygotować się na te zmiany i zmniejszyć ryzyko, że nowe zasady wpłyną na twoją dostarczalność, a co za tym idzie, na twój zasięg marketingowy.

---

2. Szybkie podsumowanie: Nowe wymogi dotyczące ustawień DNS

W poniższej tabeli podsumowano wpisy DNS wymagane w świetle nowych polityk Gmail i Yahoo. Skorzystaj z tej tabeli, jeśli masz wiedzę techniczną, która pozwala ci szybko wdrożyć wymagane zmiany w ustawieniach twojej domeny.

Pamiętaj, aby zastąpić szczegóły zaznaczone na zielono własnymi danymi.

Protokół	Nazwa	Rodzaj	Wartość	TTL
SPF	example.com	TXT	v=spf1 include:_spf.jupiter.salesmanago.pl	3600
DKIM	salesmanago._domainkey.example.com	CNAME	salesmanago._domainkey.smgrid.com	3600
	salesmanago2._domainkey.example.com	CNAME	salesmanago2._domainkey.smgrid.com	3600
DMARC	_dmarc.example.com	TXT	v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarcreports@example.com; ruf=mailto:dmarcreports@example.com; adkim=r; aspf=r;	3600
ZALECANE: Rekord umożliwiający automatyczną weryfikację DKIM przez SALESmanago	example.com	TXT	smv=clientId	3600

WAŻNE: Jeżeli masz istniejący rekord v=spf, możesz po prostu rozszerzyć go o następujący fragment kodu:

include:_spf.jupiter.salesmanago.pl

Przykładowo, jeżeli aktualny wpis to:

v=spf1 mx include:_spf.google.com -all

Zmień go na:

v=spf1 mx include:_spf.google.com include:_spf.jupiter.salesmanago.pl -all

UWAGA: flagi, takie jak -all, muszą być umieszczone po nowo dodanym fragmencie wpisu.

---

3. Przewodnik: Nowe wymogi uwierzytelniania i jak je spełnić

A. WYMÓG: Wysyłanie e-maili z własnej domeny.

ROZWIĄZANIE: Adres e-mail nadawcy musi znajdować się na twojej własnej domenie, na przykład: twojafirma.com, twojafirma.pl czy też twojafirma.com.pl. Nie wysyłaj e-maili z adresów kończących się na @gmail.com (np. twojafirma@gmail.com) albo @yahoo.com (np. twojafirma@yahoo.com).

Aby upewnić się, że twoje konto wysłykowe jest poprawnie skonfigurowane, przejdź do Menu → E-mail Marketing → Ustawienia E-mail Marketing >> i sprawdź jego ustawienia. Jeżeli masz więcej niż jedno konto wysyłkowe, sprawdź je wszystkie.

B. WYMÓG: Wdrożenie protokołów SPF, DKIM oraz DMARC dla domeny wysyłkowej.

ROZWIĄZANIE: SPF, DKIM i DMARC to protokoły uwierzytelniania poczty elektronicznej, które pełnią następujące funkcje:

• SPF (Sender Policy Framework): określa serwery i domeny uprawnione do wysyłania poczty e-mail w imieniu organizacji;
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): dodaje podpis cyfrowy do każdej wiadomości wychodzącej, dzięki czemu serwery odbierające pocztę mogą potwierdzić, że wiadomość faktycznie pochodzi z danej organizacji;
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): informuje serwery odbierające, co zrobić z wiadomościami wychodzącymi z organizacji, które nie przeszły weryfikacji SPF lub DKIM.

Źródło: Google Help Center >>

Aby spełnić nowe wymogi, upewnij się, że wszystkie te protokoły zostały wdrożone dla twojej domeny. Protokoły SPF i DMARC są dodawane jako rekordy TXT, a protokół DKIM jest dodawany jako rekord CNAME.

Nasze instrukcje mogą ci pomóc we wdrożeniu tych protokołów, nawet jeśli nie masz zaawansowanej wiedzy technicznej. Ponadto zalecamy dodanie piątego rekordu, który umożliwi SALESmanago automatyczne zweryfikowanie twojej konfiguracji DKIM.

Zobacz instrukcje dotyczące konfiguracji protokołów SPF, DKIM i DMARC >>

C. WYMÓG: Utrzymywanie niskiego wskaźnika spamu (najlepiej poniżej 0,3%).

ROZWIĄZANIE: Postępuj zgodnie z najlepszymi praktykami, aby ograniczyć ryzyko, że twoje e-maile będą lądować w folderze “spam”.

W szczególności postępuj zgodnie z poniższymi wytycznymi:

• Uzyskaj zgodę. Upewnij się, że wysyłasz e-maile tylko do tych osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie twoich komunikatów. Aby ustanowić najwyższe standardy higieny dla swojej bazy danych, rozważ wdrożenie mechanizmu podwójnej zgody (potwierdzenia subskrypcji).
• Respektuj wypisy z subskrypcji. Zapewnij użytkownikom możliwość łatwej rezygnacji z subskrypcji i nie próbuj “obejść” ich statusu opt-out.
• Regularnie porządkuj swoją bazę Kontaktów. Usuwaj nieaktywnych subskrybentów i nieprawidłowe adresy e-mail, aby zachować higienę danych.
• Segmentuj Kontakty. Dostosowuj swoje treści do różnych segmentów odbiorców, aby zwiększyć trafność rekomendacji i zaangażowanie odbiorców.
• Dostarczaj wysokiej jakości treści. W ten sposób zmniejszasz ryzyko, że odbiorcy oznaczą twoje wiadomości jako spam.
  • Testuj swoje e-maile. Nawet jeśli korzystasz z podglądu e-maili na różnych urządzeniach, testuj każdą wiadomość i sprawdzaj, czy wyświetla się poprawnie na różnych urządzeniach i różnych klientach poczty e-mail. Zweryfikuj poprawność tematu i wszystkich innych treści, a także ogólny układ elementów. Sprawdź, czy dane w stopce są aktualne.
  • Personalizuj swoje e-maile. Używaj imion odbiorców oraz innych opcji personalizacji, aby twoje wiadomości były bardziej atrakcyjne i mniej przypominały spam.
  • Unikaj symptomów spamu. Unikaj języka i formatowania, które powszechnie kojarzą się ze spamem (np. zbyt częste wykorzystywanie wielkich liter, wykrzykników czy słów uznawanych za spam).

D. WYMÓG: Zapewnienie możliwości łatwej rezygnacji z subskrypcji oraz respektowanie statusu opt-out.

ROZWIĄZANIE: Upewnij się, że link opt-out jest wyraźnie widoczny w twoich wiadomościach e-mail, a proces wypisu z subskrypcji jest szybki i prosty. W szczególności postępuj zgodnie z poniższymi wytycznymi:

• Nie wymagaj od Kontaktów logowania się na swoje konto w twoim sklepie, aby potwierdzić decyzję o wypisie z subskrypcji.
• Nie sprawiaj, aby proces rezygnacji z subskrypcji był długi i skomplikowany, np. ze względu na konieczność przejścia przez wiele kroków czy etapów.
• Nie używaj zbyt długich i skomplikowanych formularzy, które trzeba wypełnić, żeby zrezygnować z subskrypcji.

Proces rezygnacji z subskrypcji zdefiniowany przez SALESmanago zapewnia łatwość wypisu, a jednocześnie uwzględnia potrzebę gromadzenia danych przez marketerów. W związku z tym powinien być w pełni wystarczający, aby spełniać nowe wymagania uwierzytelniania, w tym wymóg Gmaila, aby zgłoszenia rezygnacji były przetwarzane w ciągu dwóch dni.

Strony wypisu z subskrypcji możesz dostosować w Menu → E-mail Marketing → Ustawienia E-mail Marketing >>.

Ponadto – nie wysyłaj wiadomości marketingowych do żadnych Kontaktów, które wypisały się z subskrypcji. Jest to nielegalna praktyka, która z dużym prawdopodobieństwem spowoduje, że twoje e-maile będą oznaczane jako spam.