Użytkownik SALESmanago może skorzystać z opcji oznaczania błędnych kontaktów, co w efekcie przyczyni się do poprawy statystyk otwarć oraz kliknięć e-maili, a także dostarczalności

1. Twarda zwrotka
2. Miękka zwrotka
3. Filtrowanie błędnych kontaktów
4. Prawidłowa konfiguracja oznaczania twardych zwrotek

1. Twarda zwrotka

Twarda zwrotka (ang. hard bounce) to sytuacja, w której po wysłaniu wiadomości e-mail dostajemy odpowiedź zwrotną od serwera, że wiadomości nie udało się dostarczyć i jest to sytuacja permanentna. Nie powinniśmy podejmować dalszych prób dostarczenia tej ani dalszych wiadomości na tę skrzynkę. Twarda zwrotka oznacza najczęściej, że na podanym serwerze nie istnieje adres odbiorcy jaki podaliśmy. Z punktu widzenia E-mail Marketingu oznacza to, że kontakt jest bezużyteczny.  Dodatkowo utrzymywanie go na liście wysyłkowej jest mocno niekorzystne dla naszej dostarczalności – notoryczne wysyłanie wiadomości na adresy odbijające twarde zwrotki powoduje automatyczne dodanie naszych serwerów wysyłkowych do list serwerowych RBL (Real-time Blackhole List). Mówiąc prościej – jeśli wysyłamy wiadomości na nieistniejące lub zapchane skrzynki nasze własne serwery wysyłkowe mogą zostać dodane do czarnej listy, co fatalnie wpłynie na dostarczalności wiadomości do pozostałych odbiorców.

2. Miękka zwrotka

Oprócz twardych zwrotek istnieją również zwrotki miękkie (soft bounce), w których powód niedostarczenia wiadomości e-mail jest tymczasowy, na przykład przepełniona skrzynka odbiorcza, przekroczenie czasu dostępu do serwera (np. wystąpił chwilowy problem z serwerem w momencie, gdy chcieliśmy dostarczyć wiadomość), próbujemy wysłać za duży załącznik oraz kilka innych. Nie są to jednak zwrotki mówiące o nieprawidłowym lub nieistniejącym adresie e-mail, a jedynie o chwilowym problemie z dostarczeniem.

SALESmanago Marketing Automation sprawdza pocztę przychodzącą od odbiorców i automatycznie oznacza twardo odbijające kontakty jako błędne. W kolejnych wysyłkach zostaną one pominięte.

3. Filtrowanie błędnych kontaktów

System nie usuwa tych adresów automatycznie, ich listę można odfiltrować  menu CDP => Lista kontaktów, korzystając z przycisku Filtruj. Często zdarza się, że podczas importu lub wprowadzania  adresu email zrobiliśmy literówkę – w SALESmanago możemy ręcznie poprawić adres email takiego odbiorcy.

4. Prawidłowa konfiguracja oznaczania twardych zwrotek

Aby oznaczanie twardych zwrotek działało prawidłowo należy:

• Skonfigurować pocztę przychodzącą i zaznaczyć opcję „Usuwaj wiadomości zwrotne z serwera” w przypadku korzystania z własnego serwera wysyłkowego. Przy korzystaniu serwerów SALESmanago oznaczanie twardych zwrotek odbywa się bez dodatkowych konfiguracji.
• Pozostawić zwrotki na własnym serwerze poczty przychodzącej, aby SALESmanago mogło je odczytać i oznaczyć.

WAŻNE: Zwrotki na serwerze muszą być nieodczytane. Pobieranie wiadomości np. na swój program pocztowy i usuwanie ich z serwera lub odczytywanie wiadomości bezpośrednio na serwerze uniemożliwi poprawne działanie mechanizmu.